Auch wenn die E-Mail im geschäftlichen Alltag immer wichtiger wird und vielfach den normalen Brief abgelöst hat, ist das Thema Porto und Briefumschläge im Business-Alltag nach wie vor sehr präsent. Laut einer Statistik auf Statista.com wurden allein im Jahr 2013 noch 20 Milliarden Briefe in Deutschland verschickt. Die Hälfte davon entfiel auf das Segment Dialog Marketing. Aus diesem Grund ist es nach wie vor sehr wichtig, die einzelnen Formate für Briefumschläge und die dazugehörenden Kosten zu kennen. Genau diese Fakten werden im Folgenden etwas genauer beschrieben.

Größen von Briefumschlägen – ein Überblick

Grundsätzlich ist es nicht verboten, Briefumschläge in individueller Form zu nutzen. Im beruflichen Alltag ist dies vor allem für normale Korrespondenz jedoch nicht anzuraten, da eine allgemeine Größenskalierung nach DIN 678 (ISO 269) die Nutzung vereinfacht und standardisiert:

Formate-für-Briefumschläge

In vielen Büros werden dabei häufig nur wenige Formate wirklich häufig benötigt:

Briefumschläge C5/6 DL (DIN-Lang): Dieses Format ist vor allem für die bekannten länge gefalteten Schreiben geeignet, da der Umschlag genau die Breite eines DIN A4-Blattes aufweist. Heute werden häufig Varianten mit Fenstern gewählt, da der Adressat bereits an der richtigen Stelle auf dem Schreiben vermerkt wird. Auch wenn diese Variante etwas teurer ist, wird sie gerade von größeren Firmen verwendet. Setzt die Firma gar eine maschinelle Befüllung um, werden die etwas größeren C6/5 (DL+) Umschläge verwendet.

Briefumschläge C6: Die meistens etwas kostengünstigere Variante stellen C6-Briefumschläge dar, die entweder für kleinere Blätter (DIN A5 oder kleine Coupons) geeignet sind oder gekreuzt gefaltete DIN A4 Blätter enthält. Auch Postkarten zu den Festtagen werden von Unternehmen in diesen Umschlägen versendet.

Briefumschläge C4: Wenn Dokumente nicht geknickt werden dürfen, lassen sich entsprechende C4-Briefumschläge verwenden, in die DIN A4-Bögen im Ganzen deponiert werden können. Aufgrund der häufig gewünschten Stabilität verwenden Unternehmen jedoch lieber Faltentaschen oder Papprückwandtaschen in diesem Format.

Viele andere Formen von Briefumschlägen und Versandtaschen kommen im Büroalltag eher selten zum Tragen. Natürlich gibt es immer wieder Ausnahmen (z.B. technische Zeichnungen oder Entwürfe eines Architekten), aber im Normalfall werden die anderen Formate höchst selten verwendet.

Briefumschläge: Unterschiede bei den Versandkosten – ein Überblick

Die unterschiedlichen Formate von Briefumschlägen haben mitunter einen Einfluss auf die Höhe des Portos. Was Privatpersonen oftmals als nicht so wichtig ansehen, ist in Firmen mit einem täglich hohen Ausstoß an Porto entscheidet – die Kosten. Die folgende Tabelle zeigt die Gebühren der Post für verschiedene Größen von Briefen:
Portokosten Briefe & Postkarten
Anhand dieser Tabelle lässt sich sehr leicht erkennen, dass es verschiedene Einflussgrößen in Bezug auf den Preis gibt:

1. Breite
2. Länge
3. Höhe
4. Gewicht

Neben dem Format von Länge X Breite sollte man grundsätzlich also auch die Höhe beachten. Diese steigt je nach Anzahl und Beschaffenheit der Papierbögen entsprechend an. Ein C5/6 (DL) Brief passt also vom Format her in alle Kategorien, so dass hier vor allem Gewicht und Höhe entscheiden, in welche Kategorie der Brief letztlich eingeordnet wird.

Dies betrifft wiederum ganz andere Bereiche im Unternehmen. Werden bestimmte Angebotsschreiben oder Rechnungen beispielsweise nicht doppelseitig bedruckt, kann sich daraus nicht nur ein erhöhter Papierverbrauch ergeben. Auch die Portokosten steigen erheblich an. Ein kleines Rechenbeispiel soll dies verdeutlichen:

Die XY AG versendet monatlich ca. 650 Angebotsschreiben an potenzielle Geschäftskunden und bedruckt diese nicht doppelseitig. Durch die Tatsache, dass nun 4 Blätter pro Brief anfallen, kann das Schreiben nicht mehr als Standardbrief versendet werden, sondern es werden die Kosten für einen Maxibrief fällig.

Mehrkosten pro Brief (0,85 Euro – 0,62 Euro): 0,23 Euro
Mehrkosten pro Monat: 149,50 Euro
Mehrkosten pro Jahr: 1.794 Euro

Ein weiterer Faktor ist natürlich auch die Art des gewählten Papiers. Wird alles auf einem sehr dünnen Papier gedruckt, fallen Gewicht und Höhe auch deutlich niedriger aus als bei sehr starkem Papier. Die Wahl der richtigen Stärke kann hier jedoch auch Qualitätsüberlegungen entspringen. Somit kommt es also auch immer auf den Zweck eines Schreibens an. Gerade im Marketing erweckt zu dünnes Papier eventuell nicht den besten Eindruck.

Fazit

Briefumschläge und Porto sind auch im Zeitalter der E-Mail noch ein wichtiges Thema in vielen Büros. Die Vielzahl an verschiedenen Größen und Formaten ist sehr hoch, jedoch handelt es sich trotzdem um standardisierte Formate. Im Normalfall werden in Büros jedoch nur die 3-4 gängigen Größen verwendet. Dabei kann vor allem die Befüllung eine wichtige Rolle bei der Höhe der Portokosten spielen. Aus diesem Grund sollten Unternehmen diesbezüglich stets nach dem Motto handeln: So stabil und schwer wie nötig, aber so leicht und dünn wie möglich! Gerade bei einem hohen Portoaufkommen kann dies die Kosten nämlich erheblich beeinflussen. Trotzdem ist es natürlich wichtig, stets dem Zweck des Schriftstücks angemessen zu handeln. Im Marketing-Bereich muss das Papier mitunter üppiger sein, um einen guten Eindruck zu machen. Gerade diese Mehrkosten kommen letztlich durch neuen potenziellen Umsatz jedoch normalerweise wieder rein.