Eine Welt ohne Papierkram? Bei der Menge an Android-Phones, Tablet PCs und E-Book-Readern, die uns täglich begleiten, könnte man meinen, das Medium ‚Papier‘ habe ausgedient. Doch so sehr sich heimische Bücherregale auch lichten mögen, so ungebrochen ist (trotz zusätzlicher EDV-Ablage) die papierne Vorherrschaft in der Geschäftswelt – denn was hier nicht schwarz auf weiß gedruckt ist, hat keinen Bestand. So kommt es, dass viele BüromitarbeiterInnen unter der Last der Ablage ächzen, während der Rest der Welt zu 100 % digitalisiert durch´s Leben geht.

Der einzige Weg, dem Chaos der Papiere Einhalt zu gebieten, ist daher auch heute noch ein effizientes Ablagesystem – organisiert durch eine Vielzahl von Mappen und Ordnern. Doch so vielfältig die Ansprüche sind, die an ein gutes Ablagesystem gestellt werden, so groß ist auch die Auswahl an entsprechenden Ordnern. Als kleine Orientierungshilfe im Büro-Dschungel werden im Folgenden unterschiedliche Varianten und Möglichkeiten vorgestellt, wie Sie die unübersichtliche Zettelwirtschaft mithilfe von Mappen und/ oder Ordnern effizient organisieren können.

Mappe oder Ordner? Das ist hier die Frage!

Ein Regal mit Ordnern und Akten vor der ein Stuhl steht

Als Sinnbild der Büroorganisation steht auch heute noch der Leitz-Ordner – und das aus gutem Grunde: Wenn die Ablage gewissenhaft durchgeführt wird, gewährleistet der Ordner sowohl Vollständigkeit und Dauerhaftigkeit, als auch eine eindeutige Chronologie. So können nicht nur einzelne Vorgänge, die dokumentiert werden müssen (wie beispielsweise Rechnungen mit durchlaufender Nummerierung), sinnvoll und jederzeit zugänglich abgelegt werden, sondern ein Ordner ist auch das perfekte Mittel, um Unterlagen zusammenzustellen, die wie eine Art „Handbuch“ gleichsam in Dauergebrauch sind – so zum Beispiel Geschäftsbestimmungen, Firmenprofile etc.

Während der Ordner also gut dafür geeignet ist, abgeschlossene Vorgänge dauerhaft zu archivieren, eignet er sich für den aktuellen Aktenfluss innerhalb eines Büros oder einer Abteilung aufgrund seiner recht unhandlichen Form eher weniger. Obgleich es neben dem normalen, etwa 500 Blatt fassenden, Ordner natürlich auch eine schmalere Variante mit rund 300 Blatt Fassungsvermögen gibt, ist für die Organisation laufender Vorgänge, die von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern, eine Mappe dem Ordner vorzuziehen. Hier können alle (vorläufig) relevanten Schriftstücke gebündelt und gesammelt werden und sind so auf einen Blick präsent.

Wenn der Vorgang abgeschlossen ist und die Archivierung erfolgt, kann aus den Unterlagen in der Mappe die Auswahl getroffen werden, die letztlich im Ordner landet. Sie sollten grundsätzlich darauf achten, Ihre Ablage „schlank“ zu halten, d.h. Sie sollten wirklich nur das abheften, wozu Sie durch den Gesetzgeber verpflichtet sind und das Sie auf anderem Wege nicht wiederbeschaffen können. Umso wichtiger ist es, mit der Mappe ein Hilfsmittel zu haben, in dem Sie diese Auswahl noch nicht treffen müssen – denn was Sie letzten Endes archivieren müssen, können Sie erst dann mit Sicherheit sagen, wenn der Vorgang endgültig abgeschlossen ist.

Die Qual der Wahl: Welche Mappe ist die richtige Mappe?

Während die Auswahl an Ordnern, was Design und interne Organisationsstrukturen betrifft, eher überschaubar ist, begegnet im Bereich „Mappe“ eine Vielzahl an unterschiedlichen Modellen, die jeweils für unterschiedliche Bedürfnisse designt sind und daher auch unterschiedliche Vor- und Nachteile haben. Hier die wichtigsten Modelle im Überblick:

Design Verwendungs-möglichkeit Vor- und Nachteile
Einstellmappe „Offene“ Mappe ohne Seitenlaschen mit einem fixierten Reiter links, rechts oder mittig; Ein­stellmappen sind auf eine systematische Ablage (in der Regel alphabetisch) ausgerichtet. Organisation von:- PatientInnen-Unterlagen- KlientInnen-Unterlagen etc.In der Regel werden die Inhalte von Einstellmap­pen regelmäßig (dauerhaft) abgelegt und durch aktuelle Unterlagen ersetzt. Vorteile: Übersichtliches System, schneller ZugriffNachteile: Keine Flexibili­tät (ist ein Reiter erst be­schriftet, lässt sich seine Position nicht mehr ver­ändern);beim Transport können wegen der fehlenden Sei­tenlaschen Papiere herausfallen.
Fächermappe „Geschlossene“, recht große und breite Mappe aus in der Regel robusterem Material, die intern in (je nach Modell) unterschiedlich viele Fächer eingeteilt ist. Die Fächermappe eignet sich vor allem für den Transport von Dokumen­ten, da sie diese gut vor Witterungseinflüssen schützt; darüber hinaus ermöglicht sie eine über­sichtliche Organisation, die vor allem bei ge­schäftlichen Besprechun­gen notwendig ist. Vorteile:Schutz der Unterlagen,übersichtliche VerteilungNachteile:Keine „Präsentations­möglichkeit“, d.h. die Un­terlagen müssen während der Besprechung herausge­nommen werden.
Projektmappe „Geschlossene“ Mappe mit mehreren Fächern zu je unterschiedlichem Gebrauch:- Fächer, die die Unterlagen je nach Inhalt organisieren- Ein Fach für lose Utensilien und Unterlagen, die inhaltlich noch nicht zugeordnet sind- Ein Fach für Visitenkar­ten u.Ä. Organisation & Präsenta­tion laufender Projekte sowohl für den eigenen Gebrauch als auch inner­halb von geschäftlichen Besprechungen. Vorteile:Bietet alle wichtigen In­formationen zu dem Pro­jekt auf einen Blick bzw. auf einen Griff;schützt die Unterlagen während des TransportesNachteile:Keine
Bewerbungsmappe Bewerbungsmappen gibt es in ganz unterschiedlichen Designs; in der Regel werden die (durch einzelne Schubfächer) unterteilten bzw. die dreiteiligen aufschlagba­ren Mappen jedoch als unpraktisch empfunden. Das „klassische“ Design sieht eine einfache Kunst­stoffmappe mit seitli­chem kleinem Bügel vor, der die Unterlagen ein­fach entnommen werden können. Sinn und Zweck der Be­werbungsmappe ist es, der jeweiligen Personal­abteilung die Unterlagen vollständig zur Verfügung zu stellen. Bewerbungs­mappen sollten also auf Praktikabilität ausgerich­tet sein. Vorteile:„Klassische“ Bewer­bungsmappen sind recht günstig im Erwerb, einfach zu verwenden und die Unterlagen sind leicht zu entnehmen.Nachteile:Sie sind nicht auf Dauer­haftigkeit ausgerichtet und schützen die Unterla­gen daher nicht beson­ders gut.

Wer Mappen auch im Außendienst einsetzen will, sollte sich vorher Gedanken über deren Wirkung bei Kundenbesuchen, Präsentationen etc. machen. Flexible Lösungen für Unternehmen bietet hier der Taschenhersteller Halfar®. Halfar setzt neben Langlebigkeit und Praktikabilität auch auf Individualität und auf Nachhaltigkeit. Abgestimmt auf die eigenen Anforderungen und versehen mit eigenem Firmenaufdruck , sind die Halfar-Mappen auch zugleich ökologische Werbemittel für die eigene Firma.

Was macht einen „guten“ Ordner aus?

Ein gutes System ist nicht alles – Ihre Ablage steht und fällt mit der Güte der Ordner, die Sie für die temporäre oder dauerhafte Aufbewahrung Ihrer Unterlagen verwenden. Es gibt eine Reihe von Eigenschaften, die „gute“ Ordner aufweisen müssen und auf die Sie achten sollten, wenn Sie sich für ein entsprechendes Modell entscheiden:

  • Ihr Ordner sollte stabil sein und eine gute Mechanik aufweisen; das ist auch der Grund, weshalb es sich in der Regel nicht lohnt, an den Kosten für das Ablagesystem zu sparen – wenn Sie mehr investieren, müssen Sie sich nicht über durchgebogene Ordnerrücken oder klemmende Bügel ärgern.
  • Ein besonders anwenderfreundliches System ist die sogenannte „180°-Mechanik“, bei welcher der Ordner über einen komplett umlegbaren Bügel verfügt, sodass die Unterlagen beidseitig eingefügt werden können.
  • Ein guter Ordner sollte problemlos und gut lesbar zu beschriften sein; es eignen sich daher besonders gut jene Modelle, bei denen die Beschriftung über ein eingeschobenes (und auswechselbares) Schildchen vorgenommen werden kann. Von Ordnern, die dauerhaft am Rücken beschriftet werden, sollten Sie absehen.
  • Ein guter Ordner sollte (unabhängig von seinem jeweiligen Umfang) gut greifbar sein, d.h. das „Einfassloch“ am Rücken des Ordners ist unerlässlich.

Fazit – was Sie selbst tun können, um sich die Ablage zu erleichtern

Ganz gleich, ob Sie sich für einen Ordner » oder eine Mappe » entscheiden – letzten Endes hängt alles davon ab, was genau Sie für Ihre Ablage erreichen möchten. Da Mappen und Ordner jedoch für ganz verschiedene Aufgaben designt sind, bietet sich durchaus eine Kombination aus beiden an. Die Güte Ihrer Ablage wiederum ist keine Frage der Verarbeitung oder der Mechanik von Ordnern oder Mappen, sondern liegt allein an Ihnen; damit Ihre Ordner Ihnen die Arbeit erleichtern, sollten Sie folgende Regeln beachten:

  • „Befüllen“ Sie einen Ordner niemals vollständig, sondern nur zu etwa 80 %, damit Sie beim Suchen die Seiten leichter umschlagen können.
  • Achten Sie auf eine gewissenhafte „interne“ Organisation Ihrer Ordner mithilfe von Registern und Trennblättern; bewahren Sie möglichst niemals mehr als 100 Blätter in einem Bereich auf.
  • „Horten“ Sie Ihre Ordner nicht, sondern schaffen Sie diese regelmäßig ins Archiv, um Platz für Neues zu schaffen; das garantiert die Übersichtlichkeit.
  • Beschriften Sie Ihre Ordner eindeutig (gleiches gilt natürlich auch für Mappen), um Verwirrungen zu vermeiden.

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