Unordnung gleich Ineffizienz – Maßnahmen für eine bessere Ordnung im Büro

Ordnung im BüroOrdnung am Arbeitsplatz ist eine wichtige Voraussetzung für effizientes Arbeiten, das belegen wissenschaftliche Studien. Dabei hat die Vorstellung vom kreativen Chaos durchaus seine Berechtigung. So kann eine unordentliche Umgebung dazu inspirieren, neue Ideen zu entwickeln und festgefahrene Denkmuster zu verlassen, wie Forscher feststellten.

Im normalen Arbeitsalltag jedoch ist ein aufgeräumtes Büro ein Beitrag zu mehr Produktivität und letztlich auch zu einem entspannten Arbeiten. Nicht nur kann die Arbeitszeit, die sonst für das Suchen wichtiger Unterlagen verwendet wird, so sinnvoll investiert werden. Auch stellt sich das Gefühl, die Übersicht über die eigenen Tätigkeiten zu behalten, schneller ein, wenn alles an seinem angestammten Platz liegt. Ein ordentliches Büro wirkt sich in den meisten Fällen sogar positiv auf die Karriere aus, wird es doch von Vorgesetzten in der Regel mit effizientem und gewissenhaftem Arbeiten assoziiert. Doch wer von Grund auf einen Hang zum Chaos hat, tut sich oft schon schwer damit, seinen Schreibtisch aufzuräumen.

Hier haben wir ein paar Tipps bereitgestellt, wie sich dauerhaft Ordnung im Büro schaffen lässt.

Die Ordnung steht und fällt mit einem Ablagesystem

Die Ablage gilt zurecht als Herzstück einer Büroorganisation. Wer hier einmal erfolgreich ein System etabliert hat, profitiert dauerhaft davon. Auf der anderen Seite sorgt es immer wieder für neuen Frust, wenn dringend benötigte Dokumente nicht gefunden werden oder sich das Papier turmhoch auf dem Schreibtisch stapelt.

Wer Ordnung in seine Ablage bringen möchte, sollte zunächst ein paar generelle Tipps beachten:

  • Am Beginn jeder Aufräumaktion steht die Entsorgung von nicht mehr benötigten Schriftstücken.
  • Generell gilt: Je schlanker eine Ablage, desto besser. Deshalb sollten sich Arbeitnehmer bei jedem Dokument fragen, ob sie dieses wirklich aufheben müssen. In vielen Unternehmen gibt es ein Archiv, in dem Schriftstücke, die aktuell nicht gebraucht werden, aber nicht weggeworfen werden dürfen, Platz finden.
  • Aussagekräftige Beschriftungen sind von zentraler Bedeutung für die Übersichtlichkeit. Das gilt übrigens auch für Dateien.
  • Dokumente, die häufiger gebraucht werden, sollten in unmittelbarer Nähe aufbewahrt werden. Sie können beispielsweise nach Ablauf eines Projekts umgeräumt werden.
  • Wer Ablagebehälter bis zum letzten Zentimeter ausreizt, hat es oft schwerer mit der Suche. Leichter ist diese, wenn beispielsweise nur 80 Prozent eines Ordners gefüllt sind.

Wer diese grundsätzlichen Tipps berücksichtigt, tut sich leichter damit, sein Büro übersichtlich zu gestalten. Doch wie lässt sich eine Ablage sinnvoll strukturieren? Dafür ist ein Aktenplan sinnvoll. Dieser lässt sich nach verschiedenen Kriterien ordnen. Ein gängiges System ist zum Beispiel das folgende:

  1. Zunächst werden verschiedene Hauptgruppen gebildet (zum Beispiel Personal, Finanzen etc.) und an diese jeweils eine Zahl zwischen 0 und 9 vergeben.
  2. Anschließend erfolgt eine Einteilung der Hauptgruppen in Untergruppen (zum Beispiel Personal in Gehalt etc.) und hier wieder eine Vergabe von Ziffern zwischen 0 und 9 für die jeweiligen Untergruppen.

Je nach Art des Betriebs gibt es natürlich noch eine Reihe anderer möglicher Ablagesysteme. So können Kundenunterlagen nach Kundennummern oder nach Namen geordnet werden. Wichtig ist, dass das System möglichst einheitlich gestaltet ist und sich zugehörige Dateien zu Schriftstücken möglichst schnell finden lassen sowie umgekehrt.

Übrigens: Für eine schlanke Ablage sorgt auch, wenn Aufbewahrungsfristen zum Beispiel mit einem Post-it auf einem Dokument angebracht werden. So kann regelmäßig eine umfassende Aufräumaktion gestartet werden.

Büroequipment ist ebenfalls wichtig

Zu einer übersichtlichen Anlage gehört das richtige Büroequipment. Während heute kein Büro mehr ohne Computer auskommt, gilt dasselbe nach wie vor für Ordner und Co. Dabei gilt es auch hier, sich auf das Notwendige zu beschränken.

Dazu gehören in der Regel:

  • Aufbewahrungsorte wie Aktenschränke. Hängeschränke empfehlen sich vor allem für kleinere Büros, da sich dadurch gut Platz sparen lässt.
  • Ordner gibt es in verschiedenen Formen. Exemplare mit Kantenschutz beispielsweise sorgen dafür, dass wichtige Schriftstücke nicht geknickt werden. Dagegen sind Hefter und einfache Mappen sinnvoll, wenn Dokumente liegend gelagert werden.
  • Trennblätter ermöglichen das Sortieren von verschiedenen Dokumentengruppen in einem Ordner. Auf sie sollte auf keinen Fall verzichtet werden.
  • Post-its sind praktisch, um Dokumente vorübergehend zu kennzeichnen (zum Beispiel mit dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist). Wer sie inflationär verwendet, läuft allerdings Gefahr, dass die Ablage dadurch unübersichtlich wird.
  • Verschiedene Farben erleichtern eine sinnvolle Strukturierung ebenfalls. Auch hier sollte man es allerdings nicht übertreiben und der Optik wegen auf besonders schrille Farben verzichten.

Um Dokumente in Ordnern unterzubringen, sind außerdem Accessoires wie Locher und Tacker unverzichtbar. Sie sollten möglichst geordnet in einer Schreibtischschublade aufbewahrt werden. Dasselbe gilt für Tesafilm, Schere und Stifte. Je mehr Platz auf dem Schreibtisch zur Verfügung steht, desto übersichtlicher und repräsentativer wirkt der Arbeitsplatz. Wer häufig Präsentationen oder Vorträge hält, profitiert außerdem von besonders ansprechenden Mappen und Schnellheftern für diesen Zweck.

Ordnung im Büro

Bildquelle: www.textscout.de

Was ist sonst noch zu beachten?

Ist erst einmal ein sinnvolles Ablagesystem installiert und der Arbeitsplatz aufgeräumt, stellt sich oftmals bereits ein befreiendes Gefühl ein. Zusätzlich können Arbeitgeber im Alltag immer wieder für kleine Erfolgserlebnisse sorgen, indem sie folgende Ratschläge beachten:

  • Ob ein Kalender in Papierform oder ein elektronischer Time, wer die täglichen Aufgaben in ihrer Dringlichkeit und Reihenfolge festhält, tut sich leichter damit, die Übersicht zu behalten.
  • Werden dringende Aufgaben schnell erledigt, verschafft das ein Erfolgsgefühl, das motivierend wirkt.
  • Selbst dann wenn bereits eine gewisse Ordnung im Büro herrscht, sollte der Schreibtisch jeden Abend aufgeräumt werden. Damit lässt sich auch ein symbolischer Schlussstrich unter die Arbeit setzen, sodass der Feierabend besser genossen werden kann.
  • Wer sich an einem Arbeitsplatz wohlfühlt, hält diesen oft auch besser in Ordnung. Deshalb lohnt es sich, bei der Auswahl von Möbeln und Büroequipment auch auf das Aussehen zu achten. Nicht zuletzt wirkt das Büro so repräsentativer auf Besucher.

Jeder Mensch ist anders. Obwohl die hier genannten Tipps in den meisten Arbeitsumgebungen einsetzbar sind, gibt es immer persönliche Varianten von Ablagesystemen, die einem speziellen Menschen und dessen Arbeitsrhythmus besonders entsprechen. In dieser Hinsicht ist eine gewisse Abweichung vom Standard durchaus sinnvoll – solange sie nicht als Ausrede für eine Flucht ins „kreative Chaos“ gilt.

Ordnung entspannt

Menschen, die selbst eher zum Durcheinander neigen, betrachten Ordnung häufig als etwas Einschränkendes und Auferzwungenes. Tatsächlich hat diese zumindest im Arbeitsleben in den meisten Fällen auch psychisch einen positiven Effekt. So führt sie dazu, dass lästige Aufgaben schneller erledigt werden können, der Chef gerne einmal auf einen Besuch im eigenen Büro vorbeikommt und Kollegen im Krankheitsfall schneller ein gesuchtes Dokument finden. Wer das kreative Chaos vermisst, kann dieses ja einfach auf den heimischen Schreibtisch verlegen.

Bild: Markus Hein  / pixelio.de